REPORTASEMANADO – Ketua KPU Sulut Kenly Poluan dalam Rapat Koordinasi (Rakor) dan Bimbingan Teknis (Bimtek) pengelolaan kearsipan pada KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota se – Sulut menegaskan pengelolaan kearsipan sangat penting sehingga kegiatan ini sama penting dengan agenda lain, Jumat (21/06/2024).
Lanjut Poluan, kenapa kearsipan ini penting karena data dan domain hasil pemilu tahun 2009 atau 2014 tak ada atau belum ditemukan saat diminta KPU -RI sampai waktu tak bisa diberikan atau dokumen sudah tak ada atau susah dicari sehingga diperlukan kegiatan ini.
Lanjut Poluan, kearsipan ini pun berlaku dikabupaten/kota, untuk melihat apakah dikabupaten kota dokumen lengkap ada atau tidak.
Dikatakannya pula, saat ini terkait kearsipan sangat penting karena menuju pada aturan digitalisasi kearsipan yang saat dicari ketik sudah ada.
Menurut Poluan sistem kearsipan masih lemah karena fakta itu ada, padahal baru 2014 dimana dokumen lengkap tak ada.
Poluan pun berharap dengan kegiatan ini maka pengelolaan kearsipan bisa terstruktur dan konsolidasi kearsipan sebaiknya setiap langkah terdokumentasi termasuk pertahapan sampai puncak atau pilkada sampai penetapan pasangan calon terpilih dan dokumen aktivitas rapat pleno baik rutin dan khusus dan dapat dikumpulkan dan disimpan dalam jangka waktu lama.
Poluan pun menyatakan kedepan kearsipan untuk catatan sejarah lembaga kita dan masa depan dipakai sebagai sumber ilmu pengtetahuan.
Kenly pun berharap koordinasi dan bimtek dapat diikuti sebaik baiknya, walaupun ada agenda coklik namun bagian ini penting karena kearsipan bukan terbatas pada operator dan kasubag namun kelembagaan walaupun berganti namun kewajiban sejarah admin untuk melihat arsip organ penting keberlanjutan organisasi kita dan kepentingan lebih luas KPU RI.
Sementara itu Plt Sekretaris KPU Sulut Meydi Malonda, menyatakan kearsipan ini sangat penting dan satuan kerja harus ikuti karena banyak kegiatan tak diarsipkan ketika diminta laporan maka cepat diberikan setiap kegiatan, dan berjenjang dilaporkan, termasuk pengelolan aset karena selama ini tak ada seperti ini agar tertib administrasi ada bimtek sehingga satu komando dan kesiapan pilkada dilaporkan. (Ven)
